Menu Zamknij

Jaki program do ofert?

To chyba najczęściej zadawane pytanie jakie otrzymuję od osób, które są o krok od decyzji. „Który program do ofert wybrać ?” W artykule postaram się odpowiedzieć najlepiej jak potrafię.

Formuł i sposobów ofertowania jakie opracowałem jest kilka. Na samym początku wraz z moim zespołem stanęliśmy przed wyzwaniem jak je nazywać i oznaczać. Były różne pomysły. Niektóre szalone, niektóre zabawne ale ostatecznie stanęło na tym, że nazywać będziemy je po prostu JEDYNKA – DWÓJKA – TRÓJKA – CZWÓRKA itd. I tutaj okazało się, że bywa śmiesznie. Pewnego razu dzwonił do mnie Jan (mój syn i lider naszego Teamu) i pyta – Cześć, co robisz ? Odpowiedziałem zgodnie z prawdą (siedziałem właśnie nad ofertami) „Robię Dwójkę…” od tamtego razu często śmiejmy się z DWÓJKI.

Czy nadanie ofertom numeracji jako nazwy własnej to idealne rozwiązanie? Ogólnie się sprawdza. Jedyny minus polega na tym, że można potraktować tę numerację na opak. Czyli Jedynka to stary produkt, a np Trójka to nowszy. Można mieć wrażenie, że numeracja jest oznaczeniem modeli w sensie ich doskonałości. Tymczasem różne wersje służą do ofertowania w różny sposób i prezentacji różnych typów prac

Czy potrzebna jest każda oferta czy może jedna lub może dwie? Porównam to tak. Czy prowadząc firmę potrzebujemy jednej wiertarki czy kilku różnych do różnych typów prac ?

Sprzęt jest ważny. Także do tworzenia ofert.

Czy prowadząc firmę potrzebujemy jednej wiertarki czy kilku do różnych do różnych typów prac ? Oczywiście jakiej potrzebujemy wiertarki zależy od tego, do jakich prac będziemy jej używać. Małą i lekką wiertarką nie będziemy przecież wiercić w żelbecie dziur o średnicy fi 32mm. A wielką młoto-wiertarką ważącą 10 kilogramów nie będziemy wiercić otworów pod kołki rozporowe fi 5mm. Choć z braku laku jednym i drugim sprzętem poradzimy sobie – jakoś. Jednak na dłuższą metę to nieopłacalne gdyż w jednym i drugim przypadku nasza praca będzie nieefektywna.

Dokładnie tak samo jest z ofertami. Każda służy do czegoś innego i nie ma jednej odpowiedzi którą wybrać. Proces powstawania modeli ofert polegał na tym, że najpierw powstała Jedynka jako podstawowa i szybka oferta. Później powstała dzisiejsza Trójka, której zadaniem jest ogarnięcie złożonych prac i inwestycji. Kiedy mieliśmy te dwie na stole, małą i dużą, postanowiliśmy zrobić coś po środku łącząc nijako cechy małej i dużej – i tak powstała Dwójka. Więc, który program do ofert wybrać ? Postaram się krótko scharakteryzować poszczególne formaty.

Oferta J E DY N K A

Oferta JEDYNKA jest lekka i szybka. Lubię na niej pracować. Jak każda oferta posiada stronę tytułową, jedną stronę kalkulacji i stronę zlecenia. To co przyjemnego jest w Jedynce to to, że zrobienie oferty jest szybsze niż napisanie e-maila, a jednocześnie zachowujemy wszystkie elementy profesjonalnej oferty. Idąc krok po kroku i uzupełniając poszczególne pola wybierając opcje z listy lub wpisując ręcznie nie zapomnimy o żadnej istotnej dla nas lub dla naszych klientów rzeczy.

Program do ofert "Jedynka" Widok strony kalkulacji. InstalExpert
Program do ofert „Jedynka” Widok strony kalkulacji. InstalExpert

Nawet jeśli nasza oferta miałaby się zamknąć w jednym zdaniu – ” Zrobię to Panu za 500 zł albo za 5000 zł. Można napisać to w wiadomości email, sms, lub na kartce. Jednak lepiej będzie w 5 minut przygotować dokument, który nie jest tylko kalkulacją ale wizytówką firmy. Napiszę więcej o tym w artykule o budowaniu wartości ofert. Oferta zdradza jakie jest nasze podejście do tematu. Jedynka posiada także stronę zlecenia, a całość z łatwością możemy przekonwertować na rozliczenie. Zobacz film instruktażowy o ofercie „Jedynce”.

Oferta D W Ó J K A

Oferta DWÓJKA potrafi już nieco więcej. Ciągle zależało nam by była to formuła nie za duża ale pojawiły się inne wyzwania. Często koledzy nie lubią podawać cen jednostkowych za daną czynność. Bierze się to z niemiłych doświadczeń kiedy to klienci kręcą nosem i czepiają się jakiś drobiazgów. W takim przypadku, niechcąc wpisywać cen jednostkowych należałoby gdzieś na boku (np. na kalkulatorze, kartce lub Excelu obliczać wartości i wpisywać gotowe liczby do oferty – byłoby to trochę bez sensu. Jak rozwiązaliśmy ten problem. Otóż w Dwójce wprowadziliśmy system stron prezentacji (nazywamy je stronami niebieskimi z uwagi na niebieskie dekoracje) Działa to tak, że spokojnie możemy wykonywać szczegółową kalkulację (na stronie czerwonej) wpisując opisy, ceny i ilości. Zaś na stronie niebieskiej, automatycznie tworzy się oferta dla klienta, która zawiera stworzony opis oraz ilości bez podania cen jednostkowych. Cały dział posiada natomiast podsumowanie brutto.

W dwójce jest też więcej pól i interaktywnych wierszy. Jest też podział na sekcję z piętnastoma wierszami (zwykle przeznaczona na kalkulacje prac) oraz sekcje z pięcioma wierszami (przygotowana z myślą o wycenie materiałów) Zobacz film instruktażowy o ofercie „Dwójce”.

Program do ofert "Dwójka" Widok strony kalkulacji. InstalExpert
Program do ofert „Dwójka” Widok strony kalkulacji. InstalExpert

Oferta T R Ó J K A

Natomiast oferta TRÓJKA jest przeznaczona do kalkulacji złożonych inwestycji. Posiada osiem odrębnych działów, a każdy z działów 10 pozycji. Dzięki niej można kalkulować poszczególne etapy. Np przy inwestycji typu „domek” osobno skalkulować kotłownie, osobno instalacje, osobno przyłącza itd. W tej ofercie wszystko ląduje do podsumowania, w którym jak na dłoni widzimy całą inwestycje. W trójce zastosowaliśmy także zestawienie dla np urządzeń i ciekawą tabelę w której możemy zakomunikować klientowi o możliwości doposażenia instalacji o jakieś alternatywne lub uzupełniające rozwiązania. Jak we wszystkich naszych ofertach jest tutaj dokument zlecenia, a całość po zakończeniu prac możemy zamienić na formułę rozliczenia. Także i tutaj stosujemy metodę stron czerwonych i niebieskich. Zobacz film instruktażowy o ofercie „Trójce”.

Program do ofert "Trójka" Widok strony kalkulacji. InstalExpert
Program do ofert „Trójka” Widok strony kalkulacji. InstalExpert

Oferta C Z W Ó R K A – Pompy PC

CZWÓRKA jest ofertą przeznaczoną do doboru i ofertowania pomp ciepła. Jest w fazie przygotowania i nie było jeszcze premiery. Dlatego możesz ją nabyć w dobrej przedsprzedażowej cenie. Ofertowanie pomp ciepła ma swoją specyfikę. To co się dziś dzieje w zakresie ofertowania pomp ciepła jest po prostu słabe. Nieuczciwi dystrybutorzy, delikatnie mówiąc, bajerują klientów. Nie mówią prawdy lub mówią pół prawdy. Zatajają informacje o faktycznej sprawności urządzeń lub o gwarancji. Dlatego Czwórka w naszym wydaniu będzie pewnego rodzaju standaryzacją ofert dla pomp ciepła. Sam jestem ciekawy czy się przyjmie. Oferta Czwórka daje możliwość zaofertowania klientowi trzech wariantów pomp, a także warianty dla zbiorników, opis i kalkulację prac. I jak napisałem na wstępie posiada szczegółową kartę charakterystyki budynku i urządzeń.

Program do ofert "Czwórka PC" - Prototyp Widok strony kalkulacji wariantu pompy-  InstalExpert
Program do ofert „Czwórka PC” – Prototyp Widok strony kalkulacji wariantu pompy- InstalExpert

Oferta P I Ą T K A – Instalacje PV

PIĄTKA podobnie jak CZWÓRKA jest ofertą specjalistyczną przeznaczoną dla instalacji PV (Fotowoltaiki). Również jest w fazie przygotowania. Współpracujemy ze specjalistami w tej branży. Podpowiadają nam jakie elementy powinny się tu znaleźć. Jak każda specjalizacja, ważne są czasem drobne zmiany. Tutaj musimy więcej uwagi przeznaczyć na opis połaci dachu, rodzaj konstrukcji dachu i sposób montażu. Ważny jest też dobór samej instalacji. W Piątce będzie miejsce na więcej zdjęć i miejsca na wykresy i obliczenia. Branża PV, w którą wchodzimy z naszymi produktami będzie przykładem zastosowania komplementarnych rozwiązań jak aktywne formularze on-line, poprzez które klienci mogą składać zapytania ofertowe w firmach. Będą też gotowe strony dla firm montujących Instalacje PV. Także i ofertę PIĄTKĘ można nabyć w przedsprzedaży.

Program do ofert "Piątka - PV" Widok strony opisu  i wprowadzenia. InstalExpert
Program do ofert „Piątka – PV” Widok strony opisu i wprowadzenia. InstalExpert

To formuły ofertowania opracowane na dzień dzisiejszy. Mam na dzieję, że teraz odpowiedź na pytanie „Który program do ofert wybrać ?” jest nieco łatwiejsza. W kolejnych wpisach będę przybliżał poszczególne modele ofertowania i w sposób szczegółowy wskażę na ważne aspekty nie tylko technicznej strony działania ale przede wszystkim funkcji sprzedażowych i relacyjnych jakie budują one z naszymi klientami.

Zostaw Komentarz

Bądź na bieżąco

Zapisz się do newslettera